November 27, 2021

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Payroll Jahresabschluss

Mit ein paar Checks können Sie bereits einen grossen Teil der möglichen Fehler in den Lohndeklarationen vermeiden.

Sie zeichnen die Löhne mittels Excel, einer lokalen Datenbanklösung (Access, Filemaker) oder manuellen auf Lohnblättern auf? In den ersten beiden Fällen lohnt es sich, ein Lohnblatt mit den kumulierten Werten aller Mitarbeitenden zu erstellen. Dies erleichtert Ihnen den Abgleich mit den Finanzbuchhaltung und nicht zuletzt auch die Erstellung der Deklarationen an die Sozialversicherungen.

Immer mehr Arbeitgebende erfüllen die Pflicht der Lohnaufzeichnung mit einer Lohnsoftware. Mit dieser lassen sich Ende Jahr bequem alle Deklarationen und Auswertungen generieren. Die einzelnen Lohnmeldungen (AHV, Versicherungen, Pensionskasse, Quellensteuer) können elektronisch übermittelt werden (einheitliches Lohnmeldeverfahren ELM).

Unabhängig davon, ob Sie mit oder ohne Lohnsoftware arbeiten: mit den folgenden kleinen Prüfungshandlungen können Sie die Zahlen aus der Lohnbuchhaltung plausibilisieren.

  • Wurden alle pflichtigen Lohnarten (Monatslohn, Zulagen, Privatanteile, Entschädigungen für den Arbeitsweg, Naturalleistungen, Vergünstigungen etc.) in die zu deklarierende Lohnsumme eingerechnet?
  • Gegencheck: wurden auch wirklich alle NICHT pflichtigen Lohnbestandteile (Kinderzulagen, Spesen etc.) NICHT in die pflichtige Lohnsumme eingerechnet? Und: wurden die Freibeträge (Fr. 16’800 Rentenalter / Fr. 2’300 geringfügige Einkommen bei der AHV) korrekt berücksichtigt?
  • Ist der in der Lohnbuchhaltung erfasste AHV-pflichtige Lohn in der Finanzbuchhaltung nachvollziehbar? (Bruttolohn abzüglich nicht pflichtige Lohnbestandteile, zuzüglich allfälliger Privatanteile)
  • Wurden Lohnzahlungen nicht über die Lohnbuchhaltung abgewickelt? Bzw.: wurden solche Zahlungen in den Bescheinigungen an die Behörden korrekt berücksichtigt? (Unterakkordanten, freie Mitarbeitende oder Verwaltungsräte, welche eine Rechnung stellen und keiner Ausgleichskasse angeschlossen sind; spezielle Zahlungen, welche vor dem Eintritt oder nach dem Austritt vergütet wurden; zusätzliche Einlagen in die Pensionskasse etc.)
  • Werden allfällige ausländische Arbeitnehmende (Saisonniers, Entsandte) im richtigen Land abgerechnet? Liegen die entsprechenden Bestätigungen im Bereich der Sozialversicherungen vor? (Formular A1, Certificate of Coverage)

Sind diese Punkte geklärt, steht der Erstellung der Bescheinigungen nichts mehr im Wege.

Der Jahresabschluss bildet jeweils die Schnittstelle zwischen dem alten und dem neuen Jahr. Es fallen nicht nur Arbeiten an, um das vergangene Jahr abzuschliessen – auch Vorbereitungsarbeiten für das kommende Jahr sind zu erledigen. Insbesondere die Erfassung der im neuen Jahr geltenden Abzugssätze und -beiträge ist grundlegend:

  • Sind die neuen Versicherungssätze korrekt hinterlegt? (AHV, ALV, UVG, KTG, paritätische Fonds)
  • Sind die neuen BVG-Abzüge pro Mitarbeiter/in korrekt hinterlegt?
  • Sind die neuen Quellensteuersätze korrekt hinterlegt?
  • Sind die Daten für die Familienzulagen korrekt hinterlegt?

Freibeträge bei der AHV, die Höhe von allfälligen Familienzulagen oder die Wahl des richtigen Tarifes bei der Quellensteuer werden von einer Lohnsoftware nur dann richtig angewendet, wenn die entsprechenden Stammdaten sauber gepflegt sind. Die notwendigen Daten für die Berechnung der Familienzulagen und der Quellensteuer müssen dabei auch unterjährig – falls notwendig – angepasst werden.

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